1. POMOC W ORGANIZOWANIU WSPÓLNOTY MIESZKANIOWEJ
- pomoc w przejęciu nieruchomości od poprzedniego administratora,
- czynności związane z uzyskaniem numeru REGON i NIP oraz aktualizacja danych Wspólnoty do GUS i Urzędu Skarbowego,
- założenie rachunku bankowego w wybranym przez Wspólnotę banku,
- pomoc w tworzeniu i zmianach statutu Wspólnoty Mieszkaniowej oraz regulaminu porządku domowego,
2. OBSŁUGA ADMINISTRACYJNA
- prowadzenie ewidencji właścicieli lokali,
- potwierdzanie uprawnień do przebywania w lokalu,
- reprezentacja Wspólnoty na podstawie udzielonego pełnomocnictwa przed organami administracji samorządowej,
- weryfikowanie stanu prawnego i faktycznego nieruchomości,
- przygotowywanie i obsługa zebrań Wspólnoty Mieszkaniowej,
- wyszukiwanie lokali przeznaczonych na zebrania Wspólnoty Mieszkaniowej,
- przygotowywanie uchwał niezbędnych do realizacji planu gospodarczego zgodnie z obowiązującymi przepisami,
- sporządzanie sprawozdawczości statystycznej,
- gromadzenie i przechowywanie dokumentacji związanej z użytkowaniem zarządzanego zasobu,
3. OBSŁUGA FINANSOWA
- prowadzenie pozaksięgowej ewidencji kosztów i przychodów,
- przygotowywanie projektów planów gospodarczych (w formie planów rzeczowo -finansowych) i korekt tych planów,
- przygotowywanie naliczeń na podstawie uchwał Wspólnoty,
- przygotowywanie rozliczeń planów gospodarczych,
- sporządzanie rocznych sprawozdań finansowych,
- analizowanie i nadzór nad windykacją należności dla nieruchomości,
- rozliczanie z właścicielami lokali opłat z tytułu:
* kosztów utrzymania nieruchomości,
* kosztów zużytych mediów,
* funduszu remontowego,
- wydawanie zaświadczeń właścicielom i użytkownikom lokali,
- nadzór nad opłacaniem podatków i innych opłat publicznoprawnych przypadających od nieruchomości wspólnych,
- prowadzenie rozliczeń z Urzędem Skarbowym (CIT-2, CIT-8, CIT-8/0 PIT-4R,
PIT-11),
4. OBSŁUGA BANKOWA
- przygotowywanie przelewów,
- zakładanie lokat dla Wspólnoty,
5. OBSŁUGA PRAWNA
- prowadzenie windykacji,
- przygotowywanie opinii prawnych,
- dochodzenie na drodze sądowej, na podstawie odrębnego pełnomocnictwa należności z tytułu kosztów zarządu nieruchomością wspólną i funduszu remontowego,
6. WINDYKACJA NALEŻNOŚCI
Pobieranie i windykacja należnych od właścicieli lokali wpłat na pokrycie kosztów zarządzania nieruchomością wspólną i kosztów funduszu remontowego poprzez:
- wystawianie rachunków na okres ustalony przez Wspólnotę Mieszkaniową (miesięcznie, kwartalnie, rocznie),
- naliczanie ustawowych odsetek za zwłokę w przypadku opóźnień w dokonywaniu płatności
w wysokości ustalonej uchwałą wspólnoty,
- dyscyplinowanie dłużników przy pomocy pism i upomnień,
7. OBSŁUGA TECHNICZNA WSPÓLNOTY MIESZKANIOWEJ
- prowadzenie książki obiektu budowlanego oraz dokumentacji technicznej wymaganej przez przepisy prawa budowlanego,
- prowadzenie bieżącej ewidencji zgłoszeń konserwacyjnych i terminów ich realizacji,
- przechowywanie dokumentacji nieruchomości,
- zlecanie i nadzór nad :
* kontrolami technicznymi,
* okresowymi przeglądami nieruchomości,
* przeglądami urządzeń technicznych nieruchomości,
* usuwaniem awarii i ich skutków,
* utrzymaniem porządku i czystości części wspólnej,
* pracą firm odpowiedzialnych za konserwacje instalacji technicznych w budynku,
* nad innymi usługami związanymi z funkcjonowaniem nieruchomości.
- analizowanie, doradzanie i według potrzeb, opracowywanie działania wobec dostawców usług do nieruchomości,
- przygotowywanie i negocjowanie umów o dostawy, roboty bądź usługi związane
z utrzymaniem nieruchomości,
- zbieranie i weryfikacja ofert dotyczących umów o dostawy i roboty na rzecz nieruchomości
w tym termomodernizacje,
- pełnienie funkcji komunikacyjnej pomiędzy firmami zewnętrznymi, a właścicielami
i użytkownikami nieruchomości,
- organizacja i nadzór nad remontami i naprawami budynku zgodnie z planem przyjętym na dany rok kalendarzowy uchwałą właścicieli lokali,
8. DZIAŁALNOŚĆ DORADCZA
- opracowanie planów zarządzania nieruchomością,
- wskazywanie najkorzystniejszych ubezpieczeń związanych z nieruchomością wspólną oraz utrzymanie ich ciągłości,